Polityka prywatności

Wypełniając obowiązek z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, jak przetwarzamy dane osobowe osób korzystających z serwisu i z pomocy Centrum Terapii Simuli.

Administrator danych

Administratorem danych jest Dominik Ziołkowski Centrum Terapii Simuli, ul. Łomiańska 26, 01-685 Warszawa — działalność gospodarcza, NIP 5252277979, REGON 146761272. Poradnią kieruje Dominik Ziołkowski. Kontakt w sprawach danych osobowych: poradnia@simuli.pl, tel. 534 180 555, albo pisemnie na adres siedziby.

Gabinety, w których przyjmujemy, mieszczą się przy ul. Jana Kochanowskiego 45A w Warszawie. Adres siedziby i adres gabinetów różnią się i jest to zamierzone.

W jakim celu i na jakiej podstawie

Umówienie i przeprowadzenie spotkania — wykonanie umowy i działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Prowadzenie dokumentacji i rozliczeń — obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dane o zdrowiu podawane w trakcie terapii — świadczenie opieki zdrowotnej przez osoby zobowiązane do tajemnicy zawodowej (art. 9 ust. 2 lit. h RODO).
Konto pacjenta w serwisie, przypomnienia o wizytach i odpowiedzi na wiadomości — nasz prawnie uzasadniony interes, czyli sprawna obsługa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dochodzenie należności i obrona przed roszczeniami — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jakie dane zbieramy

Przy rezerwacji: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrany termin, forma spotkania i treść notatki, jeśli ją dodasz.
W koncie pacjenta: te same dane oraz hasło zapisane wyłącznie jako skrót (nie znamy go i nie da się go odczytać).
Przy płatności: kwota, sposób zapłaty i dane potrzebne do wystawienia dokumentu. Przy przelewie — dane nadawcy widoczne na rachunku PKO BP 97 1020 1026 0000 1802 0388 3352. Nie przechowujemy numerów kart — płatność odbywa się po stronie operatora.
W formularzu kontaktowym: dane, które sam podasz, i treść wiadomości.
Automatycznie: adres IP i podstawowe dane techniczne zapisywane w dziennikach serwera oraz — przy próbach logowania — liczniki chroniące przed atakami na hasła.

Komu powierzamy dane

Osobom prowadzącym zajęcia i konsultacje w poradni — w zakresie niezbędnym do pracy z pacjentem.
Biuru rachunkowemu i dostawcy systemu do wystawiania faktur.
Operatorowi płatności internetowych, gdy wybierzesz zapłatę online. Operatorem jest eService; szczegóły opisuje system zakupowy.
Dostawcy hostingu, poczty i wysyłki wiadomości SMS.
Organom państwowym i organom ochrony prawnej, gdy zwrócą się o to na podstawie przepisów.

Każdy z tych podmiotów przetwarza dane na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia. Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy do celów marketingowych.

Jak długo przechowujemy dane

Dokumentacja rozliczeniowa — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Dane o wizytach i przebiegu pomocy — przez okres wymagany przepisami o dokumentacji, a następnie usuwane lub archiwizowane.
Konto pacjenta — do czasu jego usunięcia na Twoje żądanie.
Korespondencja — do roku od zakończenia sprawy, chyba że dotyczy roszczeń.

Ciasteczka i pomiary

Serwis używa ciasteczek (małych plików zapisywanych w przeglądarce) wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania:

Sesja konta — utrzymuje zalogowanie w koncie pacjenta i w panelu zespołu.
Bezpieczeństwo formularzy — chroni przed wysłaniem żądania z obcej strony.
Pamięć wyboru — zapamiętuje zamknięcie informacji o ciasteczkach i drobne ustawienia widoku. To dane zapisane w Twojej przeglądarce; nie docierają do nas.

Nie stosujemy ciasteczek reklamowych ani śledzących w celach marketingowych. Jeśli w przyszłości włączymy narzędzia statystyczne, poprosimy wcześniej o zgodę i opiszemy je w tym miejscu. Ustawienia ciasteczek zmienisz w swojej przeglądarce; wyłączenie ciasteczek koniecznych uniemożliwi zalogowanie się do konta.

Wiadomości, które wysyłamy

Potwierdzenie rezerwacji i przypomnienie o wizycie — bo bez nich umówione spotkanie mogłoby przepaść.
Informacja o zmianie albo odwołaniu terminu.
Potwierdzenie zapłaty i dokument do niej.

Wiadomości SMS wysyłamy tylko wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę przy rezerwacji. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — nie wpływa to na spotkania już umówione.

Płatności elektroniczne i dane kartowe

Płatności internetowe obsługuje eService Sp. z o.o., ul. Jana Olbrachta 94, 01-102 Warszawa, KRS 0000490970, NIP 1181477610 — krajowa instytucja płatnicza działająca na podstawie ustawy o usługach płatniczych.

Danych karty płatniczej nie zbieramy i nie przechowujemy. Numeru karty, daty ważności ani kodu CVV nie wpisuje się w naszym serwisie — płatność wykonuje się na stronie operatora, a my nie mamy do tych danych dostępu.
W zakresie danych podanych przy płatności operator jest odrębnym administratorem i przetwarza je na podstawie własnych zasad oraz przepisów o usługach płatniczych.
Co wraca do poradni: informacja, czy płatność się powiodła, jej identyfikator, kwota, data i metoda płatności. Tyle wystarczy, żeby rozliczyć wizytę i wystawić dokument.
Zwrot środków odbywa się tą samą drogą, którą przyszła wpłata, i nie wymaga podawania nam danych karty ani numeru rachunku. Zasady i terminy zwrotów opisuje regulamin.
Dane o płatnościach przechowujemy razem z dokumentacją rozliczeniową, przez okres wskazany wyżej.

Konto pacjenta w serwisie

Konto pacjenta jest dobrowolne i niezależne od korzystania z pomocy poradni. Zakładamy je wyłącznie na wniosek pacjenta: po umówieniu pierwszej wizyty wysyłamy link do ustawienia hasła, a konto powstaje dopiero po jego ustawieniu. Kartoteka pacjenta to co innego niż konto — zakładamy ją już przy umówieniu wizyty, niezależnie od tego, czy pacjent założy konto, bo bez niej nie da się wykonać usługi; opisują ją wcześniejsze części tej polityki. Podstawą przetwarzania danych konta jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — prowadzenie konta na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Co przechowujemy: adres e-mail (jest identyfikatorem konta), skrót hasła, daty logowań i identyfikatory aktywnych sesji. Hasła nie przechowujemy w postaci jawnej i nie znamy go — nie jesteśmy w stanie go odczytać ani podać.
Link do ustawienia hasła jest jednorazowy i ważny 7 dni; w bazie trzymamy wyłącznie jego skrót. Ten sam mechanizm obsługuje odzyskiwanie zapomnianego hasła — wtedy link żyje godzinę.
Co widać w koncie: wyłącznie dane tego pacjenta — jego terminy, płatności, faktury i wnioski o dokumenty. Treści spotkań ani notatek terapeutycznych konto nie pokazuje.
Usunięcie konta następuje na żądanie i kończy dostęp do serwisu. Dokumentacja medyczna i dane rozliczeniowe przechowywane są niezależnie od konta, przez okresy opisane wyżej w części o przechowywaniu danych.

Twoje prawa

Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii.
Sprostowanie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych.
Usunięcie danych oraz ograniczenie przetwarzania — w granicach, w jakich nie kolidują z obowiązkiem przechowywania dokumentacji.
Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
Przeniesienie danych, które przekazałeś nam na podstawie zgody lub umowy.
Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Inne informacje

Danych nie przekazujemy poza Europejski Obszar Gospodarczy ani organizacjom międzynarodowym.
Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie i nie profilujemy pacjentów.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie umówimy spotkania ani nie wystawimy dokumentu.
Stosujemy zabezpieczenia techniczne i organizacyjne: szyfrowane połączenie, dostęp wyłącznie dla upoważnionych osób, hasła przechowywane w postaci skrótów, ograniczenie liczby prób logowania.

Polityka prywatności